EPDK bildirimleri: DEP-1, DEP-2 ve DR nedir, nasıl gönderilir?
Akaryakıt lisans sahiplerinin EPDK'ya yaptığı elektronik bildirimlerin çerçevesi, DEP-1 ile DEP-2 arasındaki fark, depolama firmasının bildirimleriyle çapraz kontrol, sık yapılan hatalar ve otomatik gönderimin sağladığı güvence.
EPDK bildirimleri, akaryakıt piyasasında faaliyet gösteren lisans sahiplerinin stok ve işlem verilerini Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’na elektronik ortamda iletmesi yükümlülüğüdür. Bildirimler günlük olarak yapılır, birden fazla tipte gönderilir ve aynı işlemin farklı taraflarca bildirilen kayıtlarının birbirini tutması beklenir. Bu yazı bildirim tiplerinin çerçevesini, DEP-1 ile DEP-2 arasındaki farkı, çapraz kontrolün neden gerektiğini ve sahada en sık yapılan hataları anlatıyor.
Önemli uyarı. Bu yazı genel bir çerçeve sunar. Bildirim tiplerinin kapsamı, veri biçimi ve gönderim süreleri EPDK tarafından belirlenir ve zaman içinde değişebilir. Bağlayıcı kaynak her zaman kurumun yayımladığı güncel düzenlemeler ile teknik dokümanlardır; uygulamaya ilişkin kararlar bu kaynaklara ve mali müşavirinize danışılarak alınmalıdır.
Bildirim yükümlülüğü neden var
Akaryakıt, hem vergilendirme hem de arz güvenliği açısından yakından izlenen bir üründür. Kurum, piyasadaki ürünün nereden geldiğini, hangi tesiste durduğunu ve nereye gittiğini takip edebilmek için lisans sahiplerinden düzenli veri ister. Bu veri kağıt üzerinde değil, kurumun tanımladığı web servisleri üzerinden elektronik olarak iletilir.
Sistemin mantığı tek taraflı beyana değil, karşılıklı doğrulamaya dayanır. Bir depolama işlemi hem ürünün sahibi olan lisans sahibi hem de depolama hizmetini veren tesis tarafından bildirilir. İki kaydın uyuşması beklenir. Uyuşmuyorsa bu, ya taraflardan birinin veri girişinde hata yaptığını ya da fiziksel akış ile kayıt arasında bir fark oluştuğunu gösterir.
Bildirim tipleri ve neyi kapsarlar
Uygulamada karşılaşılan bildirim tipleri DR, KUPON, DAT, DAT TEMİN, DEP-1 ve DEP-2 olarak anılır. Her biri farklı bir işlem grubunu kapsar ve farklı taraflarca gönderilir.
| Bildirim | Kimin gönderdiği | Neyi kapsar |
|---|---|---|
| DEP-1 | Lisans sahibi | Lisans sahibinin kendi depolama hareketleri |
| DEP-2 | Depolama hizmeti veren tesis | Hizmet verilen lisans sahibi adına gönderilen depolama kayıtları |
| DR | Lisans sahibi | Lisans sahibinin günlük olarak ilettiği hareket kayıtları |
| KUPON, DAT, DAT TEMİN | Lisans sahibi | Kurumun ayrı tanımladığı işlem ve temin kayıtları |
Bu tablo yalnızca hangi kaydın hangi taraftan geldiğini görmeye yarayan kaba bir haritadır. Her bildirimin hangi alanları içerdiği, hangi işlem tiplerinin hangi bildirimle iletileceği ve hangi durumda hangi kaydın açılacağı kurumun teknik dokümanında tanımlıdır ve güncellenebilir. Bir yazılım seçerken sorulacak ilk soru şudur: bu tanımlar değiştiğinde yazılım nasıl güncelleniyor?
DEP-1 ve DEP-2 birlikte okunur
DEP-1 ile DEP-2 arasındaki ilişki, sistemin en kritik parçasıdır. Ürün sahibi kendi hareketini DEP-1 ile bildirir; ürünün durduğu tesis aynı hareketi hizmet verdiği firma adına DEP-2 ile bildirir. İkisi aynı fiziksel olayın iki kaydıdır.
Sorun şurada başlar: DEP-2 bildirimini siz göndermezsiniz, depolama firması gönderir. Yani sizin adınıza yapılan bir beyanın içeriğini görmüyorsanız, kendi kayıtlarınızla uyuşup uyuşmadığını da bilemezsiniz. Bir denetimde ortaya çıkan fark, çoğu zaman aylar öncesine ait ve o dönemde çalışan personelin hatırlamadığı bir işlemle ilgilidir.
Bu nedenle bildirim yönetiminde asıl iş gönderim değil mutabakattır. Kendi DR ve DEP-1 kayıtlarınızın, depolama firmasının gönderdiği DEP-2 kayıtlarıyla düzenli olarak karşılaştırılması gerekir. Karşılaştırma tarih, ürün, miktar ve taraf bilgileri üzerinden yapılır; eşleşmeyen satırlar ayrıca listelenir ve kaynağı araştırılır. Bu kontrol elle yapıldığında hem zaman alır hem de gözden kaçmaya açıktır; otomatik çapraz kontrol yapan bir yazılım aynı işi her gün tekrar eder.
Sahada en sık yapılan hatalar
Bildirim süreçlerinde karşılaşılan sorunların büyük bölümü mevzuatı anlamamaktan değil, günlük rutinin aksamasından kaynaklanır.
Eksik gün. Bildirim günlük bir yükümlülüktür. Tatil, personel değişimi, sistem arızası ya da unutma nedeniyle bir gün atlandığında geriye dönük tamamlanması gerekir. Eksik günün fark edilmesi çoğu zaman haftalar sonra olur. Gönderilmemiş kayıt kaldığında uyarı üreten bir yapı bu riski en aza indirir.
Yanlış GTIP seçimi. Akaryakıt ürünleri için kullanılan GTIP numaraları birbirine benzer ve liste uzundur. Doğru satırın uzun bir listeden elle bulunması hata üretir. Çalışılan ürün grubuna ait GTIP numaralarının önceden tanımlanıp yalnızca onların listelenmesi, bu hatayı büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Mükerrer kayıt. Aynı işlemin iki kez bildirilmesi, genellikle gönderimin başarılı olup olmadığından emin olunamadığı durumlarda yaşanır. Operatör yanıtı görmediği için işlemi tekrarlar. Gönderim durumunun kayıt bazında izlenebildiği bir arayüz bu belirsizliği kaldırır.
Yanlış taraf veya ürün seçimi. Depolama firmalarının ve ürünlerin her bildirimde elle yazılması, benzer isimlerin karıştırılmasına yol açar. Tarafların ve ürünlerin sistemde bir kez tanımlanıp listeden seçilmesi tercih edilmelidir.
Geç gönderim. Kayıt doğru ama süresi içinde iletilmemiştir. Bilgisayarın kapalı olması, kullanıcının izinli olması ya da bağlantı kesintisi tipik nedenlerdir. Gönderimi arka planda sürdüren ve eksik kalan kayıt için uyarı üreten bir yapı, bu nedenlerin çoğunu devre dışı bırakır.
Otomatik gönderim ve arşiv ne kazandırır
Bildirim sürecini yazılıma devretmenin üç somut faydası vardır.
- Giriş aşamasında hata engelleme. Veri girişinde doğrulama kontrolleri uygulandığında, hatalı kayıt sisteme girmeden durdurulur. Hatalı bildirimi sonradan düzeltmek, hiç göndermemekten daha çok iş çıkarır.
- Gönderim sürekliliği. Yazılımın arka planda çalışması, kullanıcının bilgisayarı kapalı olduğunda bile gönderimin sürmesini sağlar. Gönderilmemiş kayıt kaldığında e-posta uyarısı üretilmesi, unutmayı erken aşamada yakalar.
- Denetime hazır arşiv. Geçmiş bildirimlerin tarih aralığına göre sorgulanabilmesi ve PDF ile Excel olarak dışa aktarılabilmesi, hem kurum içi mutabakat çalışmalarında hem de bir bilgi talebine cevap verirken doğrudan kullanılır. Verinin sunucuya yedeklenmesi, yerel bir arıza durumunda geçmiş kayıtların kaybolmamasını sağlar.
Bunların üzerine gelen dördüncü fayda, mevzuat tarafındaki değişikliklere uyum sağlamaktır. Kurumun web servislerinde yapılan bir değişiklik, gönderim yapan yazılımın çalışmayı durdurmasına yol açabilir. Bu değişikliklerin yazılım tarafında otomatik olarak karşılanması, gönderim akışının kesintiye uğramamasını sağlar.
Envanter verisiyle bildirim verisinin aynı yapıda olması
Bildirimin kaynağı sonuçta tesiste ölçülen veridir. Tank envanteri bir yazılımda, bildirim başka bir yazılımda tutulduğunda aradaki aktarım elle yapılır ve her elle aktarım yeni bir hata kaynağıdır. İki tarafın aynı veri yapısını kullanması, bildirilen değer ile ölçülen değer arasındaki farkı görünür kılar.
Melka Teknik’in geliştirdiği Tankview EPDK Veri Gönderim Yazılımı altı bildirim tipini tek arayüzde toplar, giriş kontrolü uygular, DEP-1, DEP-2 ve DR kayıtlarını otomatik çapraz kontrol eder ve gönderilmemiş kayıt kaldığında uyarı üretir. Aynı sistemin envanter tarafı olan Tankview Envanter Yönetim Sistemi ile birlikte kullanıldığında tank envanteri, raporlama ve yasal bildirim süreçleri tek yapı üzerinden yürütülür.
Bildirim yükümlülüklerinizi ve mevcut yazılım altyapınızı paylaşırsanız kurulumun nasıl planlanacağını birlikte değerlendirebiliriz.
